Автоматизации позволяет сделать бизнес-процессы измеряемыми и прозрачными. Рассмотрим лучшие сервисы для управления проектами.
Worksection. Возможности программы.
- Создание проектов. Проекты состоят из задач и подзадач, у каждой из которых есть ответственный, срок и приоритет.
- Отчётность. В этом разделе видно, сколько задач было поставлено и сколько сделано по факту. Отдельно можно сделать отчёт по времени и бюджету проекта. Прогресс проекта наглядно демонстрирует диаграмма Ганта.
- Календарь. Удобный инструмент, позволяющий видеть даты начала и завершения проектов и дни рождения коллег.
- Персонал. Отличительная особенность сервера: возможность разделить сотрудников на отделы и команды.
Bitrix24. Возможности программы.
- Постановка задач себе или сотрудникам. Для эффективной постановки задач руководствуйтесь принципом SMART.
- Бизнес-процессы. Счета, договоры, заявки будут автоматически направлены к нужным сотрудникам по заданной цепочке. Например:
- Согласование счетов: линейный руководитель – директор – главный бухгалтер.
- Согласование договоров: линейный руководитель – юрист – директор.
- Заявка на отбор персонала: линейный руководитель – менеджер по персоналу.
- Хранение рабочих документов в едином месте.
- Общение с коллегами в открытом или закрытом чате, возможность проводить видеопланёрки.
- Учёт рабочего времени. Удобная система, позволяющая контролировать своевременный приход и уход сотрудников и общую продолжительность рабочего времени.
- Рабочие отчёты. Важный инструмент контроля подчинённых.
- Планирование. Функция календарь позволяет легко согласовать время совещаний / планёрок и оповещать участников.
Сервис для управления проектами и задачами Pyrus. Возможности программы.
- Поставновка задач.
- Опишите задачу.
- Определите ответственного.
- Поставьте срок решения.
- Согласование документов.
- Определите список заполняемых полей и дайте их расшифровку или приведите пример заполнения с помощью комментариев.
- Настройте этапы согласования (маршрутизацию).
- Из отчётов Pyrus вы поймете, насколько слаженно работает команда: сколько заявок поступило и сколько в работе, на каком этапе обработки они находятся, что является узким местом процесса.
- Библиотека – хранилище документов, которые могут пригодиться всем сотрудникам компании. Примеры документов библиотеки:
- Должностные инструкции
- Корпоративная библиотека
- Контакты сотрудников компании и др.
- 4. Объявления. Примеры объявлений.
- Информация о днях рождениях сотрудников
- Информация по корпоративным мероприятиям
- Информация по отпускам и др.
- Аналитика. Раздел, позволяющий проанализировать рабочие задачи в разрезе: подразделений, сотрудников, количеству выполненных и просроченных задач, суммарное время работы над задачей и соотношение времени на задачу в % от 40 рабочих часов.
- Планирование. Задачи всплывают в списке входящих по мере поступления. Их легко структурировать:
- по приоритетности с помощью функции «на контроле»;
- по времени с помощью раздела «календарь»;
- по любому основанию с помощью функции «списки».
- После того, как сервис автоматизации бизнес-процессов определен, важно обозначить сотрудникам этику совместной работы.
Политика внутрифирменной коммуникации
- Сотрудники компании обязаны регулярно проверять сообщения в сервисе (не реже 1 раза в течение 2-х часов).
- Считается нарушением трудовой дисциплины игнорирование запросов информации от любого должностного лица компании. Т.е. в случае запроса предоставить ответ к определенному сроку, получатель задачи обязан или предоставить запрашиваемый ответ, либо в течение текущего рабочего дня предупредить отправителя о невозможности ответить в указанное время с обоснованием причин переноса сроков и договориться о новом времени подготовки ответа.
- Своевременным сроком предоставления ответа является предоставление ответа строго в обозначенное время, т.е. если срок ответа был определен как 10:00, то это именно 10:00, а не в 10:15. Любые другие сроки ответа (после 10:00) считаются нарушением сроков предоставления ответа, задерживающим развитие компании, отнимающим время у всех заинтересованных сторон, а также не этичным по отношению к коллегам.
- В случае, если задачу требуется выполнить срочно или в сжатые сроки, отправитель обязан сообщить исполнителю о задаче в сервисе по телефону.
