Бюджетирование расходов на персонал

Простыми словами бюджетирование – это процесс работы с екселевскими табличками – бюджетами и их использование при принятии руководством управленческих решений.

ПРОЦЕДУРА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Как традиционно выглядит бюджетирование на обычном предприятии прекрасно и очень наглядно описал Д. Чертов в книге «6 шагов бюджетирования».

Перед новым годом каждый отдел заполняет екселевскую форму по тем статьям затрат, за которые он отвечает. Далее экономическим отделом все эти данные сводятся в единый файл и готовый бюджет выносится на согласование генеральному директору. Руководитель организации просит снизить тут и увеличить там. И экселевские файлы снова рассылаются по отделам для внесения корректировок. Все это сопровождается работой по 10-12 часов в день и вёдрами валерьянки. Такие согласования могут идти до конца весны, когда полным ходом уже должно идти исполнение бюджета. И весь этот период ни кто не знает по какому бюджету жить – так много его версий.
Бюджет расходов на персонал организации – инструмент управления затратами на персонал. Это детализированный по структурному (привлечение, обучение, мотивация персонала), временному (год, квартал, месяц) и объектному (направление, подразделение, филиал) признакам план затрат.

СТРУКТУРА БЮДЖЕТА

1. По статьям затрат.

Расходы на персонал включают в себя:

Расходы на подбор персонала: публикация объявлений о вакансиях и доступ к базам резюме, затраты на тестирование кандидатов.
Расходы на обучение персонала: тренинги, командировочные затраты на обучение, приобретение профессиональной литературы.
Расходы на мотивацию и стимулирование персонала: ДМС, затраты на корпоративные мероприятия, социальную поддержку сотрудников (день рождение, рождение ребёнка, свадьба), материальную помощь (смерть сотрудника, смерть близкого родственника, утрата жилья, потеря трудоспособности сотрудником).

2. По периодам.

В какой период какие суммы затрат. Выбор периодов одинаков для всех подразделений компании:

месяц,
квартал,
полугодие,
год.

3. По подразделениям.

Какие затраты были в каждом подразделении.
Выбор подразделений одинаков в бюджетах всех отделов и соответствует организационной структуре.
Пример для межрегиональной компании:

Управляющая компания: дирекция, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел персонала, отдел маркетинга, IT-отдел, юридический отдел, АХО.
Логистика: распределительный центр 1 (город), распределительный центр 2 (город).
Розничная сеть: магазин 1 (город / улица), магазин 2 (город / улица), магазин 3 (город / улица), магазин n (город / улица).
Корпоративный отдел: корпоративный отдел 1 (город), корпоративный отдел 2 (город), корпоративный отдел 3 (город), корпоративный отдел n (город).
Отдел по работе с дилерами: отдел по работе с дилерами 1 (город), отдел по работе с дилерами 2 (город), отдел по работе с дилерами 3 (город), отдел по работе с дилерами n (город).

СПОСОБЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

Анализ планов по развитию компании (открытие новых подразделений и направлений деятельности), запросы от руководителей по обучению персонала, принятые в компании нормы расходов при нахождении в командировках, прайсы job-сайтов и т.д.
Умножение данных предыдущих периодов на целевой коэффициент (например, спланировать затраты, увеличив факт прошлого года на 10%).

В обобщенном виде, удобном для ежедневной работы, бюджет может выглядеть следующим образом.

Затраты на персонал

Направление

год

Подбор персонала

Управляющая компания

Логистика

Розничная сеть

Корпоративный отдел

Отдел по работе с дилерами

Итого подбор персонала

Обучение персонала

Управляющая компания

Логистика

Розничная сеть

Корпоративный отдел

Отдел по работе с дилерами

Итого обучение персонала

Мотивация и стимулирование персонала

Управляющая компания

Логистика

Розничная сеть

Корпоративный отдел

Отдел по работе с дилерами

Итого мотивация и стимулирование персонала

В конце каждого месяца / квартала / полугодия / года – время подведения итогов и сдачи отчётности по фактическим данным.

Форма отчета по исполнению бюджета

Статья бюджета	План, руб		Факт, руб	Отклонение, руб			Затраты месяца
Управляющая компания
Подбор персонала	21 000		20 000	1 000			20 000 — оплата job-сайтов
Обучение персонала	10 000		10 000	–			10 000 – расходы на профессиональную литературу
Мотивация и стимулирование персонала	15 000		11 500	3 500			2 500 — ДР (фамилии)2 000 — свадьбы (фамилии)2 000 — рождение ребенка (фамилии)5 000 — материальная помощь (фамилии)
Логистика
Подбор персонала	2 500		2 000	500			2 000 — оплата job-сайтов
Обучение персонала	45 000		45 000	0			45 000 — обучение «Название»
Мотивация и стимулирование персонала	12 000		10 000	2 000			10 000 — ДР (фамилии)
Розничная сеть
Подбор персонала	2 000	2 000		0		2 000 — оплата job-сайтов
Обучение персонала	105 000	93 750		11 250		70 000 — обучение «Название»23 750 — командировочные расходы на обучение «Название»
Мотивация и стимулирование персонала	2 500	1 500		1 000		1 500 — ДР (фамилии)
Корпоративный отдел
Подбор персонала	3 000	2 000		1 000		2 000 — оплата job-сайтов
Обучение персонала	172 000	165 945		6 055		65 500 — «Название обучения»100 445 — командировочные расходы на обучение «Название»
Мотивация и стимулирование персонала	3 000	0		3 000		—
Отдел по работе с дилерами
Подбор персонала	23 000	21 000			2 000	21 000 — оплата job-сайтов
Обучение персонала	83 000	77 500			5 500	65 500 — «Название обучения»12 000 — командировочные расходы на обучение «Название»
Мотивация и стимулирование персонала	9 000	1 500			7 500	2 500 — ДР (фамилии)2 000 — свадьбы (фамилии)3 000 — рождение ребенка (фамилии)