Аудит кадрового делопроизводства

---

Кадровый аудит – востребованная и полезная услуга. Особенно актуальной правда, она становится не заранее, а перед проверкой любой инстанцией.

Кто может проводить аудит кадрового делопроизводства

В качестве аудитора могут быть привлечены фрилансеры, бухгалтерские / юридические / консалтинговые компании.

Аудит и совершенствование кадрового делопроизводства в организации. Пример результатов аудита.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
   • Сотрудников необходимо ознакомить с ними под роспись.
   • Рекомендуется включить в ПВТР обоснование наличия видеокамер в производственных, офисных и торговых помещениях компании.
   • Рекомендуется включить в ПВТР обязанность сотрудников по соблюдению дресс-кода.
2. Трудовые договоры (ТД).
   • Поскольку в ТД содержится обязанность сотрудника не разглашать коммерческую тайну, рекомендуется принять и утвердить Положение о коммерческой тайне.
   • В ТД отсутствуют данные об ИНН работодателя.
3. Трудовые книжки (ТК).
   • 3.1. Необходимо исправить ошибочные записи в ТК:
     • Пермякова О.Н. – сделана запись о приёме, но отдельной строкой не внесено название организации (ООО «Лидер»).
     • Перминова И.В. – не верно сделана запись об увольнении (сокращены слова: Приказ, Трудовой кодекс. Часть первая статьи 77 указано цифрой, а не прописью. Сначала идёт номер приказа, а потом его дата, а не наоборот).
     • Баженов С.В. – отсутствует запись о приёме на работу.
   • Необходимо заведение журнала учета движения ТК.
4. Личные карточки Т-2.
   • Отсутствуют записи о стаже работы сотрудников.
   • Отсутствуют записи об отпусках.
   • Не заполнен код ОКПО.
   • Расхождения в табельных номерах, указанных в табелях и личных карточках у Баженовой И.Ю. и Кряжевских С.А.
   • Личные карточки хранятся в личных делах, что не верно.
5. График отпусков Т-7.
   • За 2018 год даты запланированного отпуска не соответствуют фактическим у сотрудников: Деминой В.С., Даниловой В.Н., Скориной О.Л. Соответствующие записи об этом в Т-7 отсутствуют.
   • Отсутствует график отпусков на 2019 год.
6. Договоры о материальной ответственности.
   • Отсутствуют. Рекомендуется подписать договоры о материальной ответственности.
7. Приказы по личному составу.
   • Нарушена нумерация приказов об увольнении.
   • Отсутствуют приказы «О внесении изменений в график отпусков», хотя переносы отпусков были.
8. Заявления сотрудников.
   • Отсутствуют заявления о приёме на работу Кочкиной Д.В, Лебедевой Д.Ф.
   • Отсутствует заявления об увольнения Никитиной А.В.
9. Специальная оценка условий труда (СОУТ).
   • СОУТ отсутствует. Её необходимо провести.

После проведённого аудита многие компании задумываются о передаче функций кадрового делопроизводства на аутсорсинг.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства может включать в себя следующие проекты:

1. Разовую услугу по организации кадрового документооборота в компании.
2. Восстановление кадрового учета.
3. Комплексное кадровое сопровождение.

Стоимость аутсорсинга будет зависеть от количества сотрудников компании, от срока договора с аутсорсером, от комплексности услуги (полный или выборочный аудит, полное восстановление или ведение документации или локальное).

Комплексное кадровое сопровождение, как правило, включает в себя:

• Полное ведение кадрового учета и делопроизводства, в соответствии с требованиями действующего законодательства и кадровой политикой организации – заказчика.
• Прием работника (приказ, ТД).
• Увольнение.
• Кадровые перемещения.
• Разработку и внесение изменений в ТД работников.
• Подготовку (изменение) штатного расписания.
• Оформление изменения размера заработной платы работника.
• Оформление предоставления работнику отпуска.
• Формирование графика отпусков.
• Оформление документов по премированию и вынесению дисциплинарного взыскания работникам.
• Выдача по запросу работников компании справок об их трудовой деятельности.
• Ведение журнала движения ТК.
• Ведение ТК и журнала движения ТК.
• Ведение карточки Т-2.

Безупречного порядка в кадровых документах!